4 perguntas para evitar um pesadelo no planejamento e roteirização de fretado
Quem? Onde? Quando? Como? Não, você não acordou de um pesadelo, mas se estas perguntas não forem respondidas apropriadamente, o planejamento do transporte fretado estará em risco. A combinação destas informações é matéria prima para se elaborar rotas bem dimensionadas e eficientes do ponto de vista operacional.
Quem?
Conhecer as pessoas que serão transportadas é estratégico para a composição das rotas. Saber a quais departamentos pertencem, seus perfis de trabalho, ou mesmo suas limitações físicas, sejam elas temporárias ou definitivas, são informações importantes para um planejador, e ao compor uma linha, ele precisa levar todas em consideração.
Imagine que todos os passageiros de uma linha são coincidentemente do mesmo setor ou linha de produção e o veículo atrasa ou simplesmente não chega. Se forem trabalhadores de turno, aqueles que seriam rendidos precisam permanecer na empresa sob regime de hora extra. E se não for possível substituir? Prejuízo na certa.
Onde?
Agora que já se sabe com quem se está lidando, é preciso identificar onde se encontram. Este é um desafio ainda maior, pois a manutenção das informações atualizadas depende dos colaboradores.
O que normalmente ocorre é que eles informam seus endereços de residência ao ingressarem na empresa e passam a utilizar o transporte. Ao longo do tempo, trocam de residência, mas não atualizam esta informação junto ao departamento responsável. Procuram o setor de transporte para saber informações sobre as linhas que servem seu novo bairro e trocam de linha por conta própria.
Outro tipo de ocorrência é o descompasso entre o endereço de residência e o de referência para o transporte. Algumas situações em que isso ocorre: quando o colaborador tem residência fixa em outra cidade e durante a semana, ou período de trabalho, reside em outro endereço; quando o colaborador vem transferido de outra cidade e ainda reside em local temporário; quando o colaborador deixa o filho na creche ou na casa de algum parente e dali pega o transporte para a empresa.
Quando?
Para completar o conjunto, resta saber quando os colaboradores frequentarão as linhas e isto está diretamente relacionado ao seu horário de trabalho. Geralmente, o administrativo tende a ser mais fácil de planejar, tem menor rotatividade e não sofre grandes mudanças no público a ser atendido.
Quando a empresa possui turnos fixos, a dinâmica é a mesma do que ocorre com o administrativo, mas lidar com escalas de revezamento e turmas não é tarefa fácil. Isto porque a presença do colaborador não é regular para uma semana e sim para um ano inteiro de trabalho em regimes como 6 por 2, ou seja, trabalha seis dias e folga dois.
Como?
O principal agente na qualificação destes dados é o setor de recursos humanos. Ele pode estabelecer rotinas de atualização das informações, tais como endereços de referência e turno de trabalho. Além disso, deve compartilhar estas informações com a área de transporte caso não seja a responsável por este benefício. Isto é importante para que as eventuais oscilações sejam tratadas prontamente, tais como contratações, demissões, mudanças de endereço, mudança de turno, afastamentos e férias.
Estabelecido o processo, é preciso organizar a informação em um único repositório para que a gestão seja ágil. Um primeiro passo é utilizar planilhas, mas operações de médio e grande porte exigem um sistema informatizado. Mapas digitais podem ajudar no estudo das maiores concentrações de colaboradores para, desta forma, determinar as melhores estratégias de planejamento.