Ao passo da evolução social, vários segmentos da sociedade se desenvolveram aceleradamente, em um dado tempo ou motivados por algum acontecimento, quer seja localizado ou de grande impacto. É como se tudo estivesse conectado e se relacionasse de alguma forma em algum momento.

Os avanços que muitas vezes testemunhamos surgiram da necessidade instituída por algum acontecimento em uma dada época da história. O surgimento das atividades logísticas, por exemplo, têm origem na demanda militar de movimentação, centrada, sobretudo, no planejamento e necessidade de transportar as tropas até os campos de batalha, assim como, os armamentos, carros de guerra, suprimentos e a indispensável necessidade de se definirem rotas que possuíam fontes de água potável próximas.

Na antiga Grécia, Roma e no Império Bizantino, por exemplo, os militares com o título de Logistikas eram os responsáveis por garantir recursos e suprimentos para a guerra, assegurar a distribuição de suprimentos e gerenciar algumas demandas financeiras.

Por isso, no artigo de hoje, falaremos sobre um dos mais importantes segmentos da logística corporativa moderna: a gestão de frotas. O que é gestão de frotas? Qual sua importância para as empresas? Como criar um processo eficiente de gestão de frotas? Quais tecnologias são importantes para um departamento de gestão de frotas?

O que é gestão de frotas?

Gestão de frotas é um sistema, normalmente encontrado em muitas empresas na forma de uma subdivisão organizacional, isto é, um departamento que congrega processos, metodologias ou atividades, geralmente com viés gerencial e estratégico, todas as rotinas associadas ao transporte de uma companhia, desde as mais simples até as de maior impacto.

A gestão de frotas é uma condição fundamental ao gerenciamento de veículos nas empresas, uma vez que centraliza em seu âmbito todas as atividades de controle (pneus, combustível/abastecimento, análise de quilometragem, manutenção, entre outros) e administração de veículos.

No próximo tópico, destacaremos qual a importância da gestão de frotas para as empresas, falaremos sobre os benefícios e adições que estas atividades trazem para as companhias.

Qual a importância da gestão de frotas?

Cada vez mais, empresas de diversos setores se preocupam com competitividade, aprimoramento do nível de serviço e produto comercializado, redução de custos, promoção de inovações e crescimento de negócios, campos de atuação e mercados.

Diante disso, os departamentos das empresas, principalmente aqueles com maior importância dentro da estratégia definida, são fundamentais na promoção de crescimento, validação dos planos e controle de despesas. O departamento de gestão de frotas, especialmente quando abordado a luz dos custos empresariais, torna-se importante motor de diferenciação.

Dado os custos corporativos, as atividades logísticas em geral ocupam a segunda colocação em ordem de participação, ou seja, são o segundo maior centro de custo de toda empresa, ficando atrás apenas das despesas com pessoal (funcionários e terceiros). Por isso, a gestão de frota é crucial a qualquer empresa que queira reduzir grande quantidade de custo, aprimorar o nível de serviço ao cliente, manter-se mais competitiva e alcançar uma série de outros benefícios.

No próximo tópico, serão abordados os caminhos necessários para a criação de um processo eficiente de gestão de frotas, que facilite as rotinas de uma empresa e evolua a prestação de serviço.

Como criar um processo eficiente de gestão de frotas?

Um desafio que muitas empresas enfrentam, diz respeito à criação de um processo eficiente de gestão de frotas, que atenda todas as necessidades da organização e cubra eventuais falhas operacionais que por ventura venham ocorrer. Por isso, a estruturação de todas as etapas anteriores à criação deste processo é de grande importância.

As etapas, na teoria, são relativamente simples, contudo, diversas teorias, regras e até mesmo a legislação, constituem-se em dificuldades. Por isso, é fundamental que as etapas constituintes do processo sejam desenvolvidas com atenção, cuidado e sincronismo.

Primeira etapa

Para se instituir um processo de gestão de frotas eficiente, é necessário listar todos os veículos da empresa, com o objetivo de identificar a atual realidade estrutural da organização, quer sejam motos, carros, vans, micro-ônibus, ônibus, caminhões e o que mais couber nesta categoria.

Em seguida, identifique os gastos mensais detalhadamente, computando as despesas com combustíveis e a quilometragem percorrida. Assim, será possível estabelecer uma média de consumo por quilometro rodado, além de verificar o consumo da frota, sobretudo, quais veículos consomem mais.

Registre ainda, detalhadamente, os custos de manutenção e os períodos em que ocorreram, assim, além de estabelecer uma média mensal de gastos alocado por veículo, será possível definir a periodicidade e necessidade de revisões.

A primeira etapa de criação de um processo eficiente, diz respeito à parte administrativa processual, quer dizer, as disciplinas que permitem ao gestor obter uma visão clara e geral da operação, além de obter informação, gerar conhecimento e instituir padrões históricos de análise. Agora, vamos à segunda etapa.

Segunda etapa

Esta é a etapa em que a empresa definirá a política de transportes da companhia, isto é, um instrumento que servirá para regular o serviço no âmbito da organização, garantir a boa convivência entre os usuários e respaldar institucionalmente as decisões dos gestores da área nas estratégias de planejamento e nos atendimentos prestados aos seus clientes internos.

Sem uma política bem definida, os responsáveis pelo transporte não conseguem estabelecer regras a serem cumpridas pelos prestadores de serviço, bem como pelos próprios usuários do transporte e demais envolvidos no processo. Cinco devem ser as áreas que a política de transportes deve cobrir, sendo:

• Nível de serviço
• Abrangência (unidades da empresa que serão reguladas pela política)
• Diretrizes operacionais (regras que os usuários deverão cumprir)
• Diretrizes de convivência (foco comportamental)
• Diretrizes de atendimento, ou seja, regras que determinarão como e quando o usuário será atendido pelo setor de transporte.

Ainda, nesta etapa, é necessário treinar os motoristas, ensiná-los o formato comportamental requerido pela organização, estilo de condução, noções de alimentação, já que ficarão muitas horas em serviço, remédios que devem ser evitados antes e durante a jornada e limitações de seu exercício, como, por exemplo, a quantidade máxima de horas que poderão dirigir por dia.

Nesta etapa serão definidos os moldes da prestação do serviço, as regas de uso, a forma de a organização lidar com a prestação dos serviços, treinamento dos motoristas e a extensão da política, quer dizer, se ela é especial a uma unidade ou global, sendo, portanto, aplicável a todas as outras unidades de uma empresa.

Terceira etapa

A terceira etapa é a parte mais estratégica da criação de um processo de gestão de frotas, pois envolve a gestão, análise, otimização e o controle da operação. Nesta etapa, a empresa deverá buscar por soluções tecnológicas que viabilizem a criação de rotas otimizadas, processo conhecido como roteirização.

Além disso, deverá introduzir na operação tecnologias de monitoramento e rastreamento de veículos, com o objetivo de agregar segurança tanto aos usuários como para os ativos utilizados, controlar os motoristas e averiguar se estão utilizando os veículos de acordo com as políticas criadas ou violando as regras de uso, como, por exemplo, se estão usando os veículos para fins pessoais não autorizados.

Por fim, a empresa deve analisar a viabilidade e necessidade de contratar um software para gestão de frotas que facilite o controle de todo o processo, traga mais fluidez à gestão e evolua ainda mais o nível de serviço aos usuários.

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Conclusão

Criar um processo sólido de gestão de frotas é um grande diferencial para qualquer empresa, tendo em vista que constituí diferencial competitivo significativo. Além disso, por ocupar uma posição relevante na escala de custos corporativos é um departamento que apresenta grande potencial de redução de custos e otimização da logística empresarial.

Contudo, quando uma empresa se prepara para criar um processo eficiente de gestão de frotas, alguns cuidados precisam ser tomados, sendo este um passo de grande atenção. Quando as dificuldades forem grandes, talvez a realização de benchmarks sejam úteis e importantes ao desenvolvimento do processo.

Agora que você aprendeu tudo sobre gestão de frotas, descubra mais sobre os motivos que devem guiar uma empresa de fretamento a contratar um software para gestão de transporte.