Em operações de frota com grande volume de demandas, quer dizer, onde existam muitos veículos, o agendamento de reserva é um processo muito importante para as atividades do departamento logístico. Sendo assim, é de extrema importância que o tratamento dos pedidos de reserva sejam alocados proporcionalmente a disponibilidade de veículos, ao cargo ocupado pelo demandante, a cronologia das solicitações, ao perfil do condutor, se terceirizado (motorista) ou não e ao tipo de necessidade de utilização, quer dizer, transporte compartilhado ou simples.

As centrais de reserva, vinculadas normalmente aos próprios departamentos de transporte da organização, precisam, portanto, de informações precisas, claras e completas. Da mesma forma, o tratamento dos pedidos de reserva deve ser rápido, eficiente e alinhado à necessidade de uso.

Por isso, no artigo de hoje, falaremos a respeito das necessidades tecnológicas de um departamento de gestão de frota, como tornar o processo mais rápido, eficiente e como aprimorar a gestão destas atividades.

Necessidades tecnológicas do departamento

As atividades logísticas, quando abordadas à luz dos custos operacionais, são as que ocupam o segundo lugar em relação à importância dos gastos organizacionais, isso em ordem de participação, ficando atrás somente dos gastos com pessoal. Diante disso, é fundamental que as tratativas dos departamentos de frota sejam cuidadosas, valorizando a importância do departamento e o potencial de redução de custos que ele representa.

Uma medida que certamente facilitará muito a gestão das demandas de locação é a utilização de um aplicativo para o agendamento de reservas. Isso, além de facilitar o gerenciamento das atividades, tornará o processo, pela perspectiva dos usuários, mais simplificado, ágil, facilitado e direto. Gostaria de ter um aplicativo para que os usuários reservassem veículos? Conheça o iTransport Leve.

Além do mais, no próprio aplicativo, a empresa pode definir quais campos quer que o usuário preencha, como: usuários, se grupos ou somente o demandante, cargo (s) do (s) envolvido (s), quantidade de bagagens, destino, local de embarque e uma série de outras possibilidades, tudo isso, para facilitar o processo de reserva e seu subsequente tratamento.

Como evoluir o processo?

A evolução do processo passa pela introdução de tecnologia no contexto de atividades deste setor. Além de reduzir custos, a tecnologia facilita o trabalho do gestor, fornece grande volume de informações relevantes ao processo e descomplica a administração das ações deste importante setor da companhia.

Muitas empresas, antes de promoverem alterações na dinâmica de um setor, optam por contratar uma consultoria que apontará os benefícios da mudança, seus impactos positivos, melhorias de processo, otimizações operacionais e como será o novo formato do departamento, mais simplificado e eficiente.

Talvez, essa possa ser uma medida que encoraje a empresa a mudar, uma vez que, por meio dos serviços de uma consultoria de transporte, saberão qual o estado real de sua operação.

Como aprimorar a gestão de frotas?

O aprimoramento das atividades de gestão de frotas passa por algumas modificações na realidade de uma operação, como vimos. Por isso, além da disposição em mudar, é necessário que as medidas adotadas sejam compatíveis com a realidade da operação, com o porte da empresa e o perfil dos usuários atendidos.

Por fim, destacamos que muitas empresas desconhecem a verdadeira situação de suas operações de frota. Por isso, o primeiro passo rumo à mudança eficaz é reconhecer a existência de um problema, afinal de contas, sem reconhecê-lo a mudança não faz sentido nenhum.

Agora que você aprendeu como aprimorar as atividades de um departamento de gestão de frotas, aprenda tudo sobre como dimensionar corretamente os veículos de uma operação de transporte.