Software de gestão de frotas: importância e benefícios
Ao passo do desenvolvimento empresarial, muitas áreas de negócio dentro de uma empresa tornaram-se estratégicas, havendo um refinamento e uma preocupação maior em relação à forma de se conduzir a gestão nestas subdivisões organizacionais.
Estudos e análises foram introduzidos como partes fundamentais ao entendimento das atividades realizadas, sobretudo, no que diz respeito aos resultados, e a redução de custo passou a ser tratada como importante fator de competitividade.
A gestão de frotas, área de significativo valor estratégico hoje em dia, é um grande exemplo disso. Com o crescimento dos países e a necessidade cada vez maior por transporte, as empresas começaram a perceber que precisavam de veículos para realizar entregas, reunir-se com clientes, transportar equipamentos e receber insumos produtivos, afinal de contas, grande parte dos clientes, fornecedores e parceiros estratégicos localizam-se em diferentes pontos do globo.
Para os produtores convinha-lhes gerir bem o transporte de modo à reduzir os custos, os desperdícios e aumentar os lucros. Assim, quando as empresas entenderam a dimensão e o caráter estratégico da gestão de frotas, tornaram-na central no planejamento de suas atividades, especialmente considerando a crescente competitividade global e a necessidade de se diferenciar da concorrência, construir vantagens competitivas e solucionar a demanda dos consumidores.
Diante de todo esse quadro, a necessidade por gestão passou a ser impositiva afinal, dada toda a complexidade derivada destas atividades, a gestão também deveria ser estratégica, precisa e factível.
A partir de então, muitas empresas começaram a empregar tecnologia em suas operações, justamente para suprir a demanda por administração que tanto precisavam.
Por isso, dada a importância da gestão de frotas para as empresas e países, sua complexidade e relevância econômica, falaremos sobre os softwares para gestão de frotas, cobrindo todo o conteúdo para lhe ajudar a entender mais sobre tecnologias para gestão de frota, além de lhe auxiliar na escolha de um software de gestão de frota, quando houver necessidade.
Porque adquirir um software de gestão de frota?
Antes de se considerar a compra de qualquer item ou ao menos cogitá-lo, enxergamos uma necessidade que precisa ser resolvida e isso não só na vida pessoal, mas, da mesma forma, no contexto profissional.
Contudo, antes de partirmos para a parte da resolução, avaliamos melhor o cenário e, é nesta etapa que a compra torna-se, de fato, necessária, quer dizer, fundamental à resolução de contrariedades.
Quando compreendemos a existência do problema, as consequências de não resolvê-lo e o quadro futuro, a compra torna-se verdadeiramente justificável e, a partir disso, é possível analisar com mais sensatez a forma mais adequada de solucionar um impasse.
De fato, os motivos que levam uma empresa a adquirir um sistema para gestão de frota, passam, necessariamente, pela análise atual da empresa, sobretudo tendo como perspectiva o futuro, isto é, para qual cenário a empresa caminha dada sua atual estrutura? Com a resposta clara e, da mesma forma, motivado pelo problema, a empresa reunirá condições suficientes para tomar a decisão.
Por fim, somente através de um software de gestão de frota, uma empresa terá condições de gerenciar a complexidade do transporte, tornar os deslocamentos mais eficientes, promover medidas para reduzir custos, aperfeiçoar sua operação, melhorar a análise de resultados, estabelecer métricas de controle, evoluir seu nível de serviço e tornar sua gestão mais simplificada, fluída e na medida certa.
Você gostaria de aumentar a eficiência e produtividade da sua frota?
Ao introduzir um software para gestão de frota em sua operação de transporte, sua produtividade e eficiência operacional serão aprimoradas, seu trabalho será facilitado em virtude da automatização de muitas atividades do setor que um software desta categoria poderá efetuar, além de simplificar o processo gerencial.
Além do mais, o controle administrativo será aprimorado, importantes fatores como controle de custos, gestão e controle de abastecimento, manutenção da frota e outros fatores relacionados à gestão de transporte serão aprimorados.
Por isso, a melhor opção para que a gestão de frota seja simplificada, facilitada e descomplicada é implementando um bom sistema de gestão de frotas. Mas, o que é um software para gestão de frota?
O que é um software para gestão de frota?
Um software de gestão de frota é um sistema baseado em computador que gerencia as atividades de um departamento de gestão de frotas, incluindo as ações operacionais e estratégicas.
Esses programas, que muitas vezes ganham a forma de aplicativos, foram desenvolvidos especialmente para resolver as necessidades das empresas de frota, transportadoras e outras organizações logísticas.
O programa é capaz de acompanhar dinamicamente o desempenho dos motoristas, monitorar e rastrear em tempo real os veículos, fornecer informações sobre consumo de combustível e telemetria, indicar corretamente os períodos em que um veículo deve realizar sua devida manutenção dentre outras funções.
Estes sistemas foram preparados para coletar, analisar, e monitorar inúmeros dados de desempenho de uma frota, reunindo informações sobre custos, colaboradores e todos os informes relevantes ao seu gerenciamento estratégico.
Quais os benefícios de utilizar um software para gestão de frotas?
Os softwares são capazes de centralizar todas as informações dos veículos em um único local, quer dizer, através de um único sistema é possível conhecer toda sua operação de transporte. Tudo isso, ocasiona uma série de benefícios para as empresas que utilizam sistemas de gerenciamento de frota.
Redução dos custos de manutenção
A melhor maneira de reduzir custos é monitorando as variáveis que afetam a formação dos custos totais de seu negócio, sobretudo, as despesas com gestão de frota.
Para que a frota esteja sempre em perfeito funcionamento, operando normalmente, é fundamental que as manutenções sejam realizadas corretamente e no tempo adequado.
Sendo assim, por meio de um software de gestão de frota, é possível criar um plano de manutenções customizado por veículo, definindo os prazos em que as manutenções irão ocorrer e as condições, isto é, em qual quilometragem e quais itens serão verificados no veículo.
Assim, além de reunir informações de análise, o controle em relação ao funcionamento dos veículos de sua frota será mais minucioso, preciso e dinâmico. Dessa forma, gastos com manutenções não programadas e problemas mecânicos inesperados serão minimizados.
Redução de custo com consumo de combustível
Através de um software para gestão de frota, é possível monitorar o comportamento do condutor do veículo, analisando a quantidade de freadas por trecho, a velocidade média ao longo da rota, a quantidade de aceleradas bruscas realizadas pelo motorista além de outros fatores que interferem no consumo de combustível.
Além de tomar medidas corretivas quanto à adoção de um modelo de dirigibilidade mais econômico por parte dos condutores, muitos sistemas de gestão de transporte possuem ferramentas de roteirização, quer dizer, tecnologias direcionadas à criação das rotas mais curtas possíveis entre os pontos, seja em termos de distância ou tempo.
Assim, através da adoção de um modelo educativo de condução, além da utilização da roteirização para construção de rotas otimizadas, uma empresa poderá reduzir milhões em custos operacionais, principalmente com combustível e emissão de poluentes.
Automatização de processos
Muitas operações de transporte realizam a gestão de suas atividades manualmente, deixando o trabalho mais lento, ineficiente, complicado e cansativo.
Através das soluções tecnológicas para gestão de frota, os gestores serão capazes de criar novos processos, alinhados a atual demanda por gestão rápida e eficiente, além de melhorar toda a operação.
Além disso, através da automatização dos processos de uma operação de frota, as tarefas serão padronizadas. Essa padronização suportará o crescimento da operação, viabilizando a escalabilidade rápida, precisa e eficiente.
Por fim, através da automatização de processos, erros e falhas serão minimizados o que também poderá reduzir custos com desperdício, tempo perdido, gaps operacionais e falhas de administração o que, dado o fator humano, é um risco constante e imprevisível.
Maior controle de custos e despesas
Os softwares de gestão de frotas permitem ao gestor criar segmentos de controle de custos dentro do ambiente de gestão destes sistemas. Dessa forma, além de facilitar a obtenção de informações financeiras, o acompanhamento torna-se mais rápido, simples e eficiente.
Além disso, é possível conhecer as médias de custo por atividade, veículo, período (dia, semana, mês, etc.) e evento (manutenção, abastecimento, despesas não programadas).
Assim, o acompanhamento detalhado dos custos e despesas de operação da frota, como os gastos com combustível, as despesas com manutenção e as despesas não programadas, é facilitado pelos softwares para gestão de frota.
Maior produtividade e eficiência
Quando você conseguir, por meio de um software, organizar melhor sua operação, estabelecer métricas de controle, organizar e conhecer a origem dos custos e despesas, tratar eventos não programados, organizar a realização das manutenções e demais informações como os abastecimentos realizados, será natural o aumento da produtividade e eficiência operacional.
Os softwares são capazes de organizar melhor a programação dos veículos, evitando o desperdiço de tempo e registros manuais necessários a esta definição. Também, são capazes de analisar a ociosidade da frota contribuindo para melhorias pontuais.
Assim, através de um controle detalhado e um planejamento alinhado às necessidades da sua operação, os softwares poderão, de fato, revolucionar sua operação de transporte.
Como escolher um software para gestão de frota?
Para escolher um software de gestão de frota adequado às suas necessidades, é necessário levar em consideração alguns fatores importantes que farão diferença na sua gestão.
Além de conhecer toda sua operação, antes de contratar um sistema para gerenciar sua frota, leve em consideração os casos de sucesso de outros clientes do fornecedor selecionado, assim, além de testificar a eficiência do sistema, será possível verificar com os próprios usuários fatores como suporte, histórico de atualizações, erros e a eficácia da tecnologia em questão.
Outro fator que você deve levar em conta é a forma de comercialização do sistema, quer dizer, se é comercializado como um produto ou como um serviço? Opte por um software comercializado como um serviço, que é conhecido no mercado pelo acrônimo SaaS.
Os softwares como serviço funcionam nas nuvens de internet, assim, não será necessário instalar o software na sua empresa, promovendo inúmeras mudanças internas e estruturais.
Ademais, a segurança da informação é realizada pela provedora da solução que conta com avançados sistemas de controle, segurança informacional e proteção.
Também, caso a provedora da solução sofra com perda de sinal (internet), quedas de energia ou problemas internos, como o sistema roda na nuvem, isto é, fora das dependências do próprio fornecedor, você como usuário não será afetado por isso, além do mais, de qualquer lugar do planeta você poderá gerenciar sua operação, basta ter acesso à internet.
Opte por softwares compostos por módulos de gestão. Isso diz respeito à oferta de outros serviços em uma única plataforma. É como se em um único software você pudesse gerenciar todas as suas necessidades de transporte corporativo, sendo, gestão de frota, transporte de cargas, fretamento e o que mais couber dentro desta lógica.
Isso é importante, pois, além de suportar melhor o crescimento da sua operação, no caso de você possuir outras necessidades é só ampliar o plano contratado, incluindo o novo módulo, não sendo necessário contratar outro fornecedor com uma metodologia totalmente diferente.
Por fim, esclareça todas as suas dúvidas em relação ao funcionamento do sistema, verificando a possibilidade de customizações do software que o tornarão na medida certa para sua empresa.
Além de realizar uma reunião comercial, agende com os responsáveis de tecnologia da sua empresa uma reunião técnica com a fornecedora da solução, assim, eles serão capazes de conhecer o sistema em toda sua extensão, quais são as tecnologias aplicadas ao desenvolvimento do software, as ferramentas que você poderá utilizar em suas rotinas além de auxiliar na tomada de decisão.
Conclusão
Na atual condição de mercado, é fundamental para qualquer empresa se manter competitiva, de forma que atenda seus clientes, aprimore seus serviços e produtos e, não obstante, reduza custo, descomplicando a gestão e obtendo maior eficiência operacional.
Os softwares para gestão de frota podem revolucionar uma empresa, fazendo-a aprimorar sua gestão das atividades logísticas, sobretudo, as relacionadas com frota, reduzindo custos operacionais, aprimorando a análise operacional, com informações mais claras sobre consumo de combustível, manutenção e despesas administrativas.
Por isso, o software certo para sua empresa pode revolucionar sua organização, tornando sua companhia mais econômica, eficiente e precisa. Não somente isso, os softwares para gestão de frota podem viabilizar o crescimento da sua empresa.
