Historicamente, para que uma operação de transportes esteja em pleno funcionamento, quer dizer, no mais desejável e ideal estado de operação, é necessário que vários fatores estejam alinhados. Dentre eles, um dos mais importantes, se não o mais relevante, são as pessoas.

Eventos como demissões, contratações, férias, afastamentos temporários, trocas de turno e mudança de residência, por menores que possam parecer, afetam diretamente a operação de transporte, principalmente àquelas em que as pessoas são o ponto central de processos como roteirização e definição de pontos de embarque ou desembarque, caso visto nas operações de fretamento.

Por isso, no artigo de hoje mostraremos como esses eventos relacionados ao departamento de recursos humanos afetam uma operação de transporte, o que pode ser feito para resolver este problema e qual a melhor forma de tratar estes eventos.

Como esses eventos afetam uma operação de transporte?

Para entendermos melhor como esses eventos afetam uma operação de transporte, precisamos, em primeiro lugar, ter clara a idéia de que uma operação de transporte, por menor que seja, funciona nos moldes de um organismo vivo.

Uma empresa é composta por vários sistemas. Esses sistemas possuem alguma autonomia e partilham, muitas vezes, de um mesmo objetivo geral, ainda que, pelas diferentes atividades exercidas, naturalmente, os objetivos específicos sejam diferentes. O departamento de transporte é um destes sistemas.

Como um sistema, ainda que sob a direção e administração organizacional, são abertos e estão inseridos em contextos extremamente dinâmicos, imprevisíveis, complexos e, muitas vezes, incertos. Toda essa arquitetura faz com que informação e comunicação sejam fundamentais ao desempenho dos processos deste setor. Por isso, por ser parte de um todo, é necessária a realização de algumas ligações, quer dizer, pontes vindas de outros setores que auxiliem na obtenção clara e precisa de informações.

Tendo isso como pano de fundo, a partir de agora, esclareceremos como eventos do departamento de recursos humanos (ou similar) afetam uma operação de transporte. Para ficar claro como isso ocorre na prática, utilizaremos alguns exemplos para demonstrar onde o problema está e algumas de suas consequências.

Muitas empresas oferecem aos funcionários a possibilidade de utilizarem um ônibus, fretado pela própria empresa, para irem e voltarem do trabalho. Normalmente, esses veículos buscam os funcionários na proximidade de suas residências, sendo que, para isso, pontos de embarque e desembarque são criados de acordo com políticas estabelecidas pelo setor que gerencia a operação.

Vamos imaginar ainda que esse ônibus trabalhe com toda sua capacidade diariamente, ou seja, imaginemos que todos os assentos, 44 para o nosso exemplo, estejam sempre ocupados. Outro aspecto comum é que, muitas vezes, ao longo da rota, o ônibus se desloca para uma determinada região para buscar somente uma pessoa. Agora, vamos ao exemplo.

Uma determinada rota é composta por 9 pontos, que representam paradas em pontos de embarque. Dos 9 pontos, 3 são pontos em que somente uma pessoa embarca no ônibus, ou seja, 6 pontos equivalem ao embarque de 41 pessoas e, os três últimos, ao embarque de 3 pessoas.

E se essas três pessoas forem demitidas e o departamento de transporte não ficar sabendo disso? E se elas estão de férias ou afastadas temporariamente? E se mudaram de endereço? Se o departamento de RH não “conversar” com o departamento de transporte, somente esse três “inofensivos” pontos causarão grandes problemas para a organização.

Ainda, ampliando o exemplo, porém, por outro prisma, contratações podem ter ocorrido? Como os novos funcionários serão alocados às rotas? E se houve mudança de turno? Ou, talvez, a empresa tenha concedido folga a algum funcionário? Uma coisa é certa: se não houver comunicação entre os setores a empresa estará acumulando um grande prejuízo.

Para que o exemplo reflita a realidade da situação e a necessidade de mudança, vamos assumir que essa rota tenha um total de 250km e que estes três pontos representem 30km rodados a mais por dia por conta das três pessoas que precisam ser buscadas (e trazidas de volta) todos os dias. Em uma conta simples, notamos que os três pontos causam prejuízos enormes para a empresa, observe:

Esses veículos utilizam diesel que, atualmente, tem seu litro precificado em média a R$ 3,49. É comum que esses veículos, com um litro de diesel, percorram em torno de 3 a 5 km. Para o nosso calculo utilizaremos a média, que é 4km/l.

30/4 = 7,5

Então, os 3 pontos demandam 7,5 litros de diesel todos os dias. Os trabalhadores precisam voltar para suas casas, ou seja, é necessário, então, 15 litros de diesel para atender estes pontos todos os dias de segunda a sexta. Então, temos:

15 litros x 5 dias x 3,49 = gasto semanal com os três pontos

R$ 261,75 (por semana). Um mês, normalmente possui 4 semanas. Vamos a mais um calculo:

261,75 x 4 = R$ 1.047 mensal.

Em um ano, somente esses três pontos gastarão R$ 12.564 a título de abastecimento, fora o atraso causado na rota, o que também implica em custos produtivos para a empresa.

Normalmente, as maiores empresas do Brasil possuem este serviço direcionado aos funcionários. É comum que o quantitativo transportado se divida em turnos de trabalho, mas, o total da operação, quer dizer, a quantidade total de passageiros transportados chega a ser maior do que 10.000 pessoas.

Você acha que no exemplo, em se tratando de 10.000 pessoas, quantas podem estar afastadas temporariamente? Ou de férias? Ou então que foram demitidas? Ou mulheres em licença maternidade? Ou pessoas que mudaram de endereço e o departamento de transportes não sabe?

Pois é, se não houver sinergia entre o departamento de RH e o setor de transportes, o departamento de transportes não conhecerá realmente o público que atende e, como exemplificamos, estará acumulando grandes prejuízos.

Como resolver este problema?

Como mostramos, é fundamental que haja integração entre o departamento responsável por gerenciar as pessoas e o departamento de gestão de transporte. A partir da integração, a informação passará a ser de domínio duplo, tanto do RH como do setor de transportes que é o responsável por atender o público e, portanto, é quem presta o serviço.

Para que o problema seja resolvido e impactos positivos sejam experimentados pela empresa, é fundamental promover mudanças. Mas, como promover a integração entre os setores? Por meio da tecnologia.

Existem algumas formas para que a integração ocorra. A partir de agora, mostraremos quais são. Uma forma de se promover a integração é por meio de planilhas em Excel. O departamento de RH cria uma planilha (ou mais de uma) onde reunirá os nomes, endereços e turnos de todos os funcionários que utilizam o transporte fretado, contendo ainda observações pertinentes e que interferem na gestão das demandas de transporte.

Feita esta compilação, envia-se a(s) planilha(s) para o departamento de transportes que definirá pontos de embarque, quantidade de ônibus para atender os turnos e promoverá a criação de rotas tendo as pessoas da planilha como referência. Se o volume da operação for muito grande, há de se avaliar se esta é a forma ideal de promover a integração, uma vez que o volume das demandas é diretamente proporcional à forma de tratamento.

Outra forma de se promover a integração é por meio de softwares. A integração pode ocorrer mediante sistemas de RH e controle de acesso. Criadas as rotas e estabelecidos os pontos, é fundamental conhecer os usuários de forma individual para verificar informações relativas ao uso do fretado, quer dizer, se determinado funcionário ou terceiro está habilitado a utilizar o transporte ou se existe algum tipo de conduta desleal. Para que seja possível identificar as pessoas, os sistemas utilizam os crachás dos funcionários como tecnologia de reconhecimento.

Ainda, existe a possibilidade de integrar ambos os departamentos por meio de um único sistema. O iTransport, por exemplo, permite que mais de um departamento tenha interfaces de gestão que, ao mesmo tempo, estão integradas e trabalham em comum acordo para viabilizar as demandas de gestão de transporte.

Qual a melhor forma de tratar estes eventos?

Como mostramos, existem algumas opções para promover a integração entre os departamentos, o que diferencia uma da outra é o grau de complexidade da operação e, ao mesmo tempo, a facilidade entregue aos gestores. A escolha vai depender da demanda e do nível de controle e gestão desejados.

Esperamos ter conseguido mostrar a importância da integração entre o departamento de recursos humanos e o setor responsável por gerenciar as demandas e atividades do setor de transportes.

Agora que você aprendeu tudo sobre como os eventos do departamento de RH afetam a gestão do transporte de uma empresa, descubra tudo sobre o IPVA, o que é, qual sua função e para onde vai o dinheiro arrecadado com este imposto.