Toda operação de transporte, mesmo as de pequeno porte, lidam diariamente com muitos documentos, relacionados com os motoristas, veículos, finanças, jurídico, enfim… São diversos documentos todos os dias.

Gerenciar adequadamente estes documentos é fundamental para não perder prazos, evitar problemas operacionais, jurídicos e financeiros. Pensando nisso, no artigo de hoje vamos falar sobre como gerenciar corretamente os documentos na gestão de frotas.

Hoje, falaremos sobre:

• Quais documentos existem na gestão de frotas?
• Como gerenciar documentos?
• Quais os benefícios de gerenciar os documentos?

Quais documentos existem na gestão de frotas?

Na gestão de frotas, basicamente, existem 3 tipos de documentos, sendo:

• Documentações dos motoristas
• Documentações dos veículos
• Documentações operacionais

Abaixo, veremos melhor o que cada tipo de documento contempla.

Documentação dos motoristas

Esse tipo de documentação envolve todos os documentos relacionados aos motoristas, tanto no desempenho da função (multas, por exemplo), como relacionados a legalidade profissional, quer dizer, testes toxicológicos e de aptidão, por exemplo.

Os documentos contemplados nesta categoria, são:

• Carteira nacional de habilitação;
• Registros e certificados demandados para condução de veículos específicos;
• Multas e infrações de trânsito (concernentes ao motorista);
• Exames necessários ao exercício profissional;
• Históricos pertinentes ao exercício do cargo (testes profissionais, por exemplo);
• Outros documentos esporádicos, como exames médicos, por exemplo.

Documentações dos veículos

Esse tipo de documento engloba todas as documentações relacionadas aos veículos, indo desde os seguros, caso existam, ao histórico individualizado de manutenções dos veículos da frota.

Os documentos contemplados nesta categoria, são:

• Histórico de manutenção dos veículos;
• Seguros e outras proteções;
• CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo);
• Manuais, notas fiscais e documentos relacionados à propriedade do veículo;
• Impostos e taxas demandadas por lei (IPVA);
• Multas e infrações (concernentes ao veículo);
• Comprovantes de abastecimento;
• Documentos relacionados à venda, emplacamento e transferência do veículo (quando 0 km);
• Documentos relacionados à venda e contrato de compra venda (quando o veículo for usado).

Documentações operacionais

Os documentos operacionais são todos aqueles que viabilizam a operação. Nesta categoria, encontram-se contratos de prestação de serviço, acordos comerciais, documentos de transporte (NFe, CTe e afins) e licenças, caso existam.

• Contratos e acordos comerciais;
• Documentos de transporte;
• Documentos relacionados a carga;
• Licenças e documentos jurídicos;

Como gerenciar documentos?

É fundamental ter muita organização, obvio, não? Mas, essa organização pode ser alcançada de duas maneiras: física ou digitalmente. Muitos documentos ocupam espaços desnecessariamente, enquanto podiam ser digitalizados e armazenados na nuvem, para dar segurança, e em outras partes do seu computador.

Assim, será mais simples organizar os documentos físicos. Isso porque são poucos os documentos que possuem validade apenas fisicamente. Sendo assim, sua operação poderia manter pouquíssimos documentos em formato físico, o que ocuparia menos espaço e economizaria tempo.

Quando houver necessidade de obter documentos digitais em formato físico, basta realizar sua impressão. Assim, grande parte da organização será alcançada. Além disso, é importante categorizar os documentos, armazená-los por ordem de importância e cronologicamente.

Enfim, as categorias e ordens de armazenagens serão de acordo com as especificações da sua operação. O fundamental é organizar os documentos e digitalizar o máximo possível.

Quais os benefícios de gerenciar os documentos?

Além de ter um ambiente de trabalho organizado, a gestão de documentos otimiza o tempo e reduz erros, melhora a tomada de decisão, torna a operação mais eficiente e cria segurança jurídica para o negócio.

Saber exatamente onde estão os documentos a qualquer momento evitará problemas para o negócio e, consequentemente, para operação de transporte.

Conclusão

Gerenciar os documentos é fundamental para que a operação flua, seja segura da perspectiva jurídica e organizada. Assim, as rotinas e processos relacionados à gestão de frota ocorrerão de forma descomplicada e otimizada.

Agora que você aprendeu mais sobre a importância de gerenciar os documentos em uma operação de frota, descubra tudo sobre 5 conceito logísticos importantes para planejar com eficiência.