Gestão de frotas: o guia mais completo sobre o assunto!
Gestão de frotas, você sabe o que é? Gestão de frotas é o gerenciamento do conjunto de veículos que pertencem a uma empresa e são utilizados para entregar e coletar materiais ou realizar outro tipo de serviço.
Neste artigo, falaremos tudo sobre gestão de frotas. Mostramos as melhores práticas na gestão de frotas, a sua importância para as organizações, como gerenciar uma frota de forma eficiente, além de dar dicas relevantes sobre este assunto.
No artigo de hoje, falaremos sobre:
- O que é gestão de frotas?
- Qual a importância da gestão de frotas?
- Doze benefícios da gestão de frotas
- Principais problemas enfrentados na gestão de frotas
- Como criar um gerenciamento de frota assertivo?
O que é gestão de frotas?
Como mostramos no início do artigo, gestão de frotas é o conjunto de práticas que objetivam gerenciar a utilização dos veículos de uma empresa. Esse gerenciamento é necessário e muito importante para as organizações, pois, além de atuar na mobilização e na desmobilização de veículos, auxilia diretamente no desempenho de um negócio.
Além disso, a gestão de frotas preocupa-se com as estratégias e os rumos de uma operação, principalmente, visando à eficiência dos veículos e a melhor utilização dos recursos disponíveis.
É importante ressaltar que a gestão de frotas não se aplica, somente, as grandes empresas, que possuem demandas complexas e frotas extensas. A quantidade e os tipos de veículos não são tão importantes para o gerenciamento de frota.
Mesmo àquelas empresas que possuem poucos veículos em sua frota (apenas dois, por exemplo), mas, os utilizam para realizar entregas ou coletar materiais, precisam aprender a gerenciarem adequadamente sua frota.
Ainda, como curiosidade, vale destacar que a gestão de frotas pode ser tanto um departamento como um processo. Empresas de grande porte que possuem frotas com muitos veículos, normalmente, criam um departamento específico chamado “Gestão de Frotas” para administrarem todas as demandas que isso envolve.
Já as empresas de menor porte, normalmente, criam um processo de gestão de frotas para coordenar e controlar a utilização dos veículos e as demandas que tal uso produz, o que envolve a gestão das manutenções dos carros, a criação de rotas, o rastreamento dos veículos, além de diversas outras atividades.
Qual a importância da gestão de frotas?
Uma gestão de frotas eficiente e atenta às necessidades do negócio permitirá que a empresa tenha um desempenho melhor, afinal de contas, gerenciar implica em tomar decisões assertivas, o que é possível com as informações fornecidas pela gestão de frotas.
Essas informações referem-se à frota em geral (por exemplo: quais veículos estão em manutenção, demonstram se as rotas estão sendo cumpridas, atestam o comportamento dos motoristas e os gastos com combustível) e auxiliam os gestores a tomarem decisões mais acertadas, além de permitir que eles atuem preventivamente e evitem maiores prejuízos.
Uma gestão de frotas assertiva economiza recursos para empresa, mapeia rapidamente o desempenho dos motoristas, o desenrolar do processo e permite que se extraia todo o potencial da frota o que, por último, contribui na maximização dos resultados.
Assim, ao gerenciarem adequadamente suas frotas, as empresas evitam prejuízos, reduzem custos, ampliam suas oportunidades, aprimoram seu nível de serviço e economizam tempo.
Doze benefícios da gestão de frotas
1. Gestão global e individualizada
A gestão de frotas permite registrar os dados que todas as viagens, bem como os veículos geram, como os gastos e o consumo de combustível, a quilometragem percorrida, os custos com manutenções, além de outros informes.
Essas informações geradas podem ser individualizadas, ou seja, é possível saber em detalhes todas as informações relacionadas a determinado veículo e rota, o que viabiliza análises e averiguações mais pontuais.
Além disso, a gestão global, isto é, a “soma” dos dados individuais que acabamos de mencionar pode ser feita de forma rápida e simples, o que contribui, por exemplo, para as medições de determinado mês.
Evidentemente, isso só pode ser feito com o auxilio de um software para gestão de frotas e a utilização de outras tecnologias que fornecerão essas informações.
2. Monitoramento do comportamento dos motoristas
O comportamento dos motoristas está diretamente relacionado ao custo dos veículos e a preservação do patrimônio de uma empresa. Por isso, na gestão de frotas, é importante monitorar o comportamento desses colaboradores.
Como saber se os motoristas estão cumprindo a rota programada? E se eles estiverem utilizando o patrimônio da empresa para uso próprio? Eles se sentem pilotos no dia a dia da operação e exageram nas acelerações? Enfim, são muitas dúvidas que podem ser esclarecidas, basta, utilizar tecnologia.
Portanto, para garantir a segurança da frota e dos próprios motoristas, além controlar os custos e, principalmente, tornar previsível a gestão de frotas, é importante mapear o comportamento dos motoristas da sua frota.
3. Atualização de registro de veículos e motoristas
A gestão de frotas ajuda a manter os registros de veículos e motoristas sempre atualizados. Isso facilita a identificação do condutor em caso de multa por excesso de velocidade, por exemplo. Assim, a empresa pode repassar o ônus para o responsável e não sofrer com a penalização.
Além disso, em caso de manutenção veicular, ter os registros atualizados contribui para que a mobilização do veículo ocorra de forma simples e descomplicada, o que poupa tempo, assim como sua desmobilização.
4. Redução de custos
A gestão de frotas permite que as empresas conheçam muito bem suas operações. Esse conhecimento permite que as organizações saibam com exatidão os custos com gestão de frotas, bem como se existem desperdícios na execução dessa atividade.
Assim, os gestores podem atuar em cima dos desperdícios e evitar que eles ocorram, poupando custos para as empresas, dessa forma, privilegiando a lucratividade.
5. Rastreamento e monitoramento dos veículos
É comum que os veículos não cumpram a rota programada, tomem desvios e provoquem atrasos nas entregas e coletas de materiais. Para evitar essa realidade, além de utilizar a roteirização, as empresas podem usufruir dos benéficos do rastreamento e do monitoramento dos veículos na gestão de frotas.
O rastreamento tem o propósito de registrar e analisar os acontecimentos ao longo dos deslocamentos realizados por algum veículo.
Sua finalidade é obter dados brutos, tratá-los na medida em que se observe alguma não conformidade com as diretrizes estabelecidas e se identifiquem potenciais problemas, cujo combate deve ser imediato.
É importante destacar que para ocorrer o rastreamento é necessária a utilização de tecnologias responsáveis por captar as informações em campo, armazená-las e transmiti-las para uma central que analisará estas ocorrências.
Já o monitoramento, diz respeito à observação e ao controle pontual, quer dizer, passo a passo do início ao fim da circulação dos veículos em determinado período (dia, semana, mês, etc.).
A partir dessa observação, a empresa consegue prever quando a encomenda chegará, além de informar ao comprador a evolução do processo, fornecer informações geográficas em um dado momento da entrega, etc.
Monitorar, portanto, equivale à segmentação informativa durante as etapas de entrega, sendo possível averiguar diversos parâmetros durante o deslocamento de veículos e produtos.
6. Capacitação e treinamento
A gestão de frotas permite que os gestores enxerguem de forma clara quais são os pontos fortes de sua equipe, onde os colaboradores podem melhorar e o que a equipe deve deixar de lado.
Dessa forma, o processo de desenvolvimento e capacitação é potencializado pela gestão de frotas, que fornece informações aos gestores das demandas profissionais e técnicas da equipe.
7. Gerenciamento das manutenções
A gestão de frotas permite que os gestores criem uma política clara de manutenções, definindo a periodicidade de ocorrência e o tipo de serviço que será realizado.
Isso auxilia diretamente na previsibilidade dos custos, permite que os gestores documentem os históricos de manutenções por veículos, viabiliza a identificação da quilometragem média dos desgastes mecânicos, além de facilitar o processo de escala dos veículos.
8. Eficiência operacional
A gestão de frotas sempre fornece informações claras e precisas a respeito da realidade operacional de uma operação. Tal ciclo virtuoso viabiliza ajustes rápidos e muito bem definidos, o que privilegia constantemente o alto desempenho operacional.
9. Reduz custos com combustível
A gestão de frotas, principalmente, a gestão das rotas de uma operação, permite que as empresa poupem muitos gastos com combustível. Dessa forma, gestores que querem reduzir o consumo de combustível não podem abrir mão dessa importante ferramenta.
10. Frota sustentável e amiga do meio ambiente
Uma das ferramentas mais utilizadas na gestão de frotas é a roteirização. Resumidamente, a roteirização é um processo que consiste na criação de rotas que privilegiam o alto desempenho de uma frota.
O software roteirizador, utilizado no processo de criação de rotas, reduz o tempo dos percursos e o custo operacional das empresas que se relaciona com os itinerários.
Assim, ao reduzir o tempo dos percursos e permitir que os veículos circulem somente o necessário, a gestão de frotas contribui diretamente na redução da emissão de poluentes, contribuindo diretamente para sustentabilidade ambiental.
11. Dimensionamento adequado da frota
A gestão de frotas permite que as empresas tenham frotas compatíveis com sua demanda, tendo a quantidade de veículos adequada à sua realidade operacional. Manter uma frota é caro, por isso, otimizar os recursos é sempre uma ótima opção.
12. Fonte rica e segura de informações
A gestão de frotas fornece constantemente informações claras, precisas e reais a respeito da “saúde” de uma frota. Dessa forma, a tomada de decisão torna-se cada vez mais segura, o que permite aos gestores o desenvolvimento constante de estratégias mais assertivas e robustas para o negócio.
Principais problemas enfrentados na gestão de frotas
1. Descontrole de custos
Empresas que não utilizam a gestão de frotas como ferramenta gerencial de controle não conhecem a fundo a sua realidade operacional, o que ocasiona desperdícios financeiros e prejuízos. A gestão adequada de uma frota fornece informações precisas, como já mostramos.
2. Uso inadequado dos veículos
Por mais que uma empresa crie os melhores processos e utilize tecnologia de ponta, os colaboradores devem estar alinhados aos objetivos da companhia, do contrário, não haverá retorno satisfatório dos investimentos.
Por isso, é de suma importância investir na capacitação de toda a equipe que lida com o gerenciamento de frota, principalmente, dos motoristas. É fundamental que os motoristas adotem um estilo defensivo de direção, contribuam com a preservação dos veículos e não usem os carros para fins pessoais, isso, para citar alguns exemplos.
3. Alto consumo de combustível
Como já falamos, o comportamento dos motoristas influencia diretamente na estrutura de custos, bem como na reputação de uma empresa no mercado. Sendo assim, é muito importante que os motoristas sejam treinados e exortados a adotarem um estilo de direção segura, consciente e de acordo com a lei, o que chamamos de direção defensiva.
Acelerações bruscas, frenagens repentinas e sem necessidade, uso exacerbado do ar condicionado em dias amenos são, para citar, algumas práticas que não devem estar presentes no dia a dia de sua operação.
Dessa forma, os custos com combustível, bem como o consumo dos veículos, terá sempre o custo ideal, o que permitirá previsibilidade informativa ao longo do tempo e racionalização de recursos.
4. Oscilação de produtividade
Manter a equipe sempre motivada nas garagens das empresas que lidam com gestão de frota é sempre um desafio. É fundamental que os funcionários estejam alinhados com os objetivos da empresa e dispostos a oferecerem ótimos resultados.
Sendo assim, é importante manter constante o desempenho da equipe, motivando os colaboradores a darem o melhor de si. Criar programadas que estimulem e recompensem os funcionários que mais se destacam, pode ser uma boa opção.
5. Ausência da tecnologia
Empresas que não utilizam tecnologia na gestão de suas frotas, seguramente, terão muitos problemas. Afinal, a depender do volume das demandas, a gestão manual dessa atividade torna-se praticamente impossível.
Por isso, para evitar esse problema, é muito importante que a empresa invista em tecnologias para gestão de frota. Softwares como o iTransport, são excelentes para auxiliarem os gestores no dia a dia da operação.
Como criar um gerenciamento de frota assertivo?
Um desafio que muitas empresas enfrentam, diz respeito à criação de um processo eficiente de gestão de frotas, que atenda as necessidades da organização e cubra eventuais falhas operacionais que por ventura aconteçam. Por isso, a estruturação de todas as etapas anteriores à criação deste processo é de grande importância.
As etapas, na teoria, são relativamente simples, contudo, diversas teorias, regras e até mesmo a legislação, podem dificultar o processo. Por isso, é fundamental que as etapas constituintes do processo sejam desenvolvidas com atenção, cuidado e sincronismo.
Primeira etapa
Para se instituir um processo de gestão de frotas eficiente, é necessário listar todos os veículos da empresa, com o objetivo de identificar a atual realidade estrutural da organização, quer sejam motos, carros, vans, micro-ônibus, ônibus, caminhões e o que mais couber nesta categoria.
Em seguida, identifique os gastos mensais detalhadamente, computando as despesas com combustíveis, quilometragem percorrida e salário de motoristas. Assim, será possível estabelecer uma média de consumo por quilometro rodado, verificar o consumo da frota, sobretudo, quais veículos consomem mais e o custo com mão de obra.
Registre ainda, detalhadamente, os custos de manutenção e os períodos em que ocorreram, assim, além de estabelecer uma média mensal de gastos alocado por veículo, será possível definir a periodicidade e necessidade de revisões.
A primeira etapa de criação de um processo eficiente, diz respeito à parte administrativa processual, quer dizer, as disciplinas que permitem ao gestor obter uma visão clara e geral da operação, além de obter informação, gerar conhecimento e instituir padrões históricos de análise.
Agora, vamos à segunda etapa.
Segunda etapa
Esta é a etapa em que a empresa definirá a política de transportes da companhia, isto é, um instrumento que servirá para regular o serviço no âmbito da organização, garantir a boa convivência entre os usuários e respaldar institucionalmente as decisões dos gestores da área nas estratégias de planejamento e nos atendimentos prestados aos seus clientes, internos e externos.
Sem uma política bem definida, os responsáveis pelo transporte não conseguem estabelecer regras a serem cumpridas pelos prestadores de serviço, bem como pelos próprios usuários do transporte e demais envolvidos no processo. Cinco devem ser as áreas que a política de transportes deve cobrir, sendo:
- Nível de serviço
- Abrangência (unidades da empresa que serão reguladas pela política)
- Diretrizes operacionais (regras que os usuários deverão cumprir)
- Diretrizes de convivência (foco comportamental dos usuários)
- Diretrizes de atendimento, ou seja, regras que determinarão como e quando o usuário será atendido pelo setor de transporte.
Ainda, nesta etapa, é necessário treinar os motoristas, ensiná-los o formato comportamental requerido pela organização, estilo de condução, noções de alimentação, já que ficarão muitas horas em serviço, remédios que devem ser evitados antes e durante a jornada e limitações de seu exercício, como, por exemplo, a quantidade máxima de horas que poderão dirigir por dia.
Nesta etapa serão definidos os moldes da prestação do serviço, as regas de uso, a forma de a organização lidar com a prestação dos serviços, treinamento dos motoristas e a extensão da política, quer dizer, se ela é especial a uma unidade ou global, sendo, portanto, aplicável a todas as outras unidades de uma empresa.
Adiante, veremos à terceira etapa.
Terceira etapa
A terceira etapa é a parte mais estratégica da criação de um processo de gestão de frotas, pois envolve a gestão, análise, otimização e o controle da operação. Nesta etapa, a empresa deverá buscar por soluções tecnológicas, como a roteirização, por exemplo.
Além disso, deverá introduzir na operação tecnologias de monitoramento e rastreamento de veículos, com o objetivo de agregar segurança tanto aos usuários como para os ativos utilizados, controlar os motoristas e averiguar se estão utilizando os veículos de acordo com as políticas criadas ou violando as regras de uso, como, por exemplo, se estão usando os veículos para fins pessoais não autorizados.
Por fim, a empresa deve analisar a viabilidade e necessidade de contratar um software para gestão de frotas que facilite o controle de todo o processo, traga mais fluidez à gestão e evolua ainda mais o nível de serviço aos usuários.
Conclusão
Uma gestão eficiente de frota é o caminho para que as empresas tenham ótimos resultados. Esperamos que este artigo tenha lhe ajudado a entender melhor a importância da gestão de frotas, bem como sido útil como fonte de informação e conhecimento.
Quaisquer dúvidas, estamos à disposição para esclarecê-las. Além disso, conte conosco para gerenciar melhor a sua frota. Conheça nossas soluções para o gerenciamento de frota.
Agora que você aprendeu mais sobre a importância da gestão de frotas e como fazer isso na prática, descubra tudo sobre o que é roteirização, sua importância, seus benefícios e como fazer isso na prática.
