Os workflows desempenham um papel importante na manutenção da eficiência das empresas, já que aprimoram a consistência dos processos e simplificam seu desenho. Justamente por isso, no artigo de hoje falaremos sobre os workflows.

Hoje, mostraremos:

• O que é workflow?
• Quais os benefícios do workflow?
• Como utilizar o workflow na gestão de frotas?

O que é workflow?

Workflow é uma metodologia utilizada para organizar os fluxos de trabalho de uma empresa, definindo uma sequência lógica de realização das atividades, buscando automatizá-las. O workflow busca tonar mais eficiente e prático a execução dos trabalhos.

Para facilitar o entendimento do conceito, vamos dar um exemplo. Ao montar um móvel, por exemplo, o fabricante envia junto um manual que indica a sequência adequada de montagem. Caso alguém não siga essa sequência, é provável que o móvel ainda seja montado, contudo, seguindo um passo a passo meramente aleatória, improvisado.

Dessa forma, é possível que aconteçam erros durante a execução da montagem, o que aumentará o tempo gasto no processo, prejudicando o trabalho em si e a eficiência. Mesmo que o produto seja montado, é muito mais simples seguir as instruções, não é mesmo?

O workflow é justamente esse fluxo otimizado entregue pelo fabricante do móvel do exemplo fornecido. Ele torna o procedimento mais simples e direto, agregando eficiência na montagem e exatidão.

Quais os benefícios do workflow?

Antes de mostrarmos os benefícios do workflow, é importante esclarecer uma dúvida que pode ser levantada: qual a diferença entre workflow e processo? Os processos são atividades subsequentes e inter-relacionadas. Mas, os workflows, também. Então, qual seria a diferença? A abrangência.

O workflow torna a sequência de atividades mais eficiente, já que este método estuda, planeja, modela e automatiza (não necessariamente) a cadeia de atividades das empresas.

Sendo assim, podemos listar alguns dos benefícios dos workflows. Os principais, são:

• Eficiência operacional;
• Redução de custos;
• Aumento da produtividade;
• Consistência e padronização;
• Aprimoramento do compliance;
• Estabelecimento de controles eficientes;
• Transparência;
• Flexibilidade e adaptação.

Como utilizar o workflow na gestão de frotas?

Os workflows podem aprimorar a eficiência de uma operação. Além de fornecer um plano detalhado e com grande organização, os workflows garantem que as atividades sejam realizadas de forma segura e satisfatória.

Sendo assim, para implementar essa metodologia na gestão de frotas, é importante analisar os processos existentes e identificar as etapas importantes (chave) que compõem as operações.

Além disso, é muito importante envolver os colaboradores, afinal, para que os workflows funcionem adequadamente, é fundamental o envolvimento da equipe. Por fim, é importante monitorar e acompanhar o desempenho do sistema de workflow, avaliando a maturidade dos fluxos, buscando melhorias contínuas e padronização.

Conclusão

Combinar workflows com ferramentas próprias para o gerenciamento de frotas é um caminho muito produtivo para qualquer operação. Assim, as empresas investirão no futuro da organização.

Agora que você aprendeu mais sobre o que são workflows e como aplicá-los na gestão de frotas, descubra tudo sobre o filtro de combustível de um automóvel, aprenda o que é, sua função e importância.